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Rechtskonformer Versand von E-Mail Newslettern: Darauf sollten Sie achten!

Der Versand von E-Mail Newslettern an Newsletter-Empfänger ist nach wie vor eines der erfolgreichsten Marketingmethoden für Unternehmer im Internet. Gleichwohl werden bei der Nutzung dieser Marketingmethode nicht immer alle rechtlichen Vorgaben beachtet, die für einen rechtmäßigen Versand eingehalten werden müssten. Im folgenden Beitrag finden Sie eine Auswahl an Rechtstipps, die Sie in jedem Fall für Ihren nächsten Newsletter berücksichtigen sollten!

1. Einwilligung des Empfängers korrekt einholen!

Ein Klassiker im Bereich des Newsletter-Marketings, aber doch manchmal keine Selbstverständlichkeit: bevor ein Newsletter-Versand an potentielle Newsletter-Empfänger überhaupt erfolgen kann, muss sichergestellt sein, dass sich die jeweiligen Empfänger auch tatsächlich selbst in den Newsletter-Verteiler eingetragen haben. Diesen Anforderungen genügt ein einfaches Opt-In Verfahren, bei dem mit Eingabe der E-Mail Adresse in das Newsletter-Formular die Eintragung in den Verteiler erfolgt, in aller Regel jedoch nicht, da nicht sichergestellt werden kann, dass der sich Eintragende auch Inhaber der eingetragenen E-Mail Adresse ist (Ausnahmen sind hier jedoch denkbar!).

Anders ist dies bei dem in der Rechtsprechung anerkannten Double Opt-In Verfahren, mit welchem eine ausdrückliche Einwilligung und damit nachgewiesen werden kann, dass sich tatsächlich der E-Mail Empfänger in den Verteiler eingetragen hat. Dabei muss der Empfänger des E-Mail Newsletters nach Eingabe der E-Mail Adresse in einem Online-Formular die Eintragung bestätigen, indem er einen Aktivierungs-Link in einer Bestätigungs-E-Mail anklickt, die nach Eingabe der E-Mail Adresse an diese versendet wird. Diese E-Mail darf keine Werbung enthalten, sonst könnte diese ebenfalls als Werbung einzustufen sein.

Gegenüber Bestandskunden gibt es jedoch auch die Möglichkeit, in engen gesetzlichen Grenzen Werbe-E-Mails zu versenden, ohne dass diese ausdrücklich vorab eine Einwilligung hierfür erteilt haben.

2. Beachten Sie alle Nutzungsrechte beim digitalen Content-Marketing

Verwenden Sie in Ihren Newslettern digitalen Content wie urheberrechtlich geschützte Texte, Grafiken, Fotografien und sogar Videos, muss sichergestellt werden, dass entsprechende Nutzungsrechte hierfür auch wirksam eingeräumt wurden und ausschließlich entsprechend den Lizenzvorgaben genutzt werden. Werden die Vorgaben hierbei nicht eingehalten, stellt dies grundsätzlich eine Urheberrechtsverletzung dar. Auch die gesetzlichen Pflichtangaben z.B. bzgl. des Urheberbenennungsrechts müssen dabei zwingend beachtet werden.

3. Kein Newsletter ohne vollständiges Impressum

Nicht nur auf Webseiten, sondern auch im Rahmen eines Newsletters sind Sie verpflichtet, die gesetzlichen Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung vollumfänglich und ordnungsgemäß zu treffen. Da es sich dabei regelmäßig um journalistisch-redaktionelle Beiträge handelt, ist auch ein Verantwortlicher i.S.d. § 55 Rundfunkstaatsvertrags zu nennen. Bei juristischen Personen ergeben sich hier regelmäßig noch zusätzliche Pflichtangaben, die beachtet werden müssen.

4. Nutzung eines externen Newsletter-Dienstleister erfordert Auftragsdatenverarbeitungsvertrag

In aller Regel versenden Werbetreibende einen Newsletter nicht über einen eigenen Server, sondern nutzen hierfür einen gehosteten Server oder einen externen Newsletter-Dienstleister. Da dieser die personenbezogenen Daten wie z.B. die Namen oder die E-Mail Adressen der Empfänger für den Werbetreibenden verwaltet, muss der ordnungsgemäße Umgang mit diesen Daten vertraglich abgesichert werden.

Hintergrund ist, dass Werbetreibende nach außen weiterhin die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung beim Dienstleister tragen. Kommt der Dienstleister seinen Pflichten nach ordnungsgemäßen Umgang mit den personenbezogenen Daten nicht nach, so bleibt der Werbetreibende dafür alleine verantwortlich (gleichwohl ist ein Regress des Werbetreibenden gegenüber dem Newsletter-Dienstleister denkbar).

Die Nichtumsetzung dieser gesetzlichen Anforderungen kann mit Bußgeldern bis zu 50.000 € geahndet werden. Außerdem bleibt der Werbetreibende auch dann weiterhin Anspruchsgegner für Auskunfts- und Schadensersatzansprüche, wenn der Dienstleister den gesetzlichen Pflichten im Umgang mit den Daten nicht nachkommt, haftet also wie bereits erwähnt weiter.

5. Werbung im Newsletter als solche kennzeichnen

Werden im Newsletter neben den redaktionellen Beiträgen auch kostenpflichtige Beiträge oder Werbeanzeigen vorgehalten, so müssen diese entsprechend dem Trennungsgebot deutlich als Werbung gekennzeichnet werden. Wird Werbung als redaktioneller Beitrag getarnt, so kann dies auch aus wettbewerbsrechtlicher Sicht abgemahnt werden.

6. Tracking von Nutzern erfordert entsprechende Gestaltung der Datenschutzerklärung

Um den Erfolg einer E-Mail Kampagne zu messen, wählen Werbetreibende oftmals Dienstleister, die ein Tracking des Nutzerverhaltens im jeweiligen E-Mail Newsletter ermöglichen. Ein Tracking ist jedoch in der Regel nur dann zulässig, wenn der Empfänger über diese Tracking-Maßnahmen auch aufgeklärt wird. Eine Anpassung der dem Newsletter zugrundeliegenden Datenschutzerklärung ist in einem solchen Fall dringend anzuempfehlen.

7. Widerspruch ermöglichen und Ernst nehmen!

Den Empfängern eines Newsletters muss ermöglicht werden, sich von einem E-Mail Abonnement auch wieder zu lösen. Idealerweise wird dem E-Mail Empfänger angeboten, das E-Mail Abonnement mittels eines Abmeldelinks (unsubscribe link) z.B. mit dem Text Vom Newsletter abmelden zu beenden.

Wird dem Werbetreibenden gegenüber ein Widerspruch in den weiteren Newsletterversand per E-Mail zugesandt, so muss dieser ebenfalls ernst genommen und der Empfänger aus der Verteilerliste gestrichen werden. Die Kündigung eines E-Mail Abonnements nur per Login in einen möglichen Online-Account bei dem Werbetreibenden wird regelmäßig als zu aufwendig aus Sicht des Empfängers einzustufen sein und kann daher nicht empfohlen werden.

Updated on Mai 8, 2017